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La nómina electrónica es una de las tareas que deben cumplir este año las empresas colombianas en atención a la Resolución 000013, expedida el pasado 11 de febrero por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
De acuerdo a lo establecido en la normativa, el soporte de pago de nómina electrónica, como se conoce técnicamente, se configura como el documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados.
Desde la firma desarrolladora de software Siigo se explica que la nómina electrónica es el soporte que da a conocer a los empleados el concepto devengado por su trabajo.
Además, todas las empresas y negocios, sin importar la cantidad de empleados que tengan, deben implementar nómina electrónica en momentos diferentes y atendiendo a los plazos establecidos por la Dian.
A su turno, Alberto Redondo, director de Marketing para América Latina de Seres, una firma de intercambio electrónico de información, añade que ese tipo de documento es un archivo en formato electrónico generado mediante un software que contiene la nómina firmada digitalmente por las empresas, y tiene la misma validez legal que la nómina convencional.
Con su introducción, la Dian confirma su apuesta por la transformación digital del tejido empresarial colombiano. “Entre sus ventajas se destacan la reducción de los tiempos de gestión, gracias a la automatización del proceso, la eliminación de los costes derivados del uso de papel y archivo y aporta una trazabilidad total”, comentó Redondo, quien insistió en que la nueva funcionalidad de generación de la nómina electrónica se integra con el sistema de facturación electrónica que ya está en operación.
Javier Neira, director de la Vertical Kactus-HCM de Digital Ware, una empresa especializada en tecnología, comentó que en mayo la Dian tendrá lista una plataforma para que las empresas realicen pruebas.
“En nuestro caso ya tenemos un modelo de parametrización y homologación. Al igual que el modelo de facturación electrónica, la nómina electrónica está compuesta de conceptos tales como devengos o deducibles, los cuales van a ser expuestos mediante operadores autorizados y certificados por la Dian, los cuales harán llegar la información a la entidad utilizando un archivo encriptado”, explicó el diálogo con EL COLOMBIANO.
A su vez, las personas que pertenezcan a la nómina de la empresa que está entregando la información, recibirán una notificación (puede ser por correo electrónico o como lo disponga la compañía) con el soporte de nómina, muy similar a como se reciben las facturas electrónicas hoy en día.
De manera escalonada la aplicación seguirá con las de 101 a 250 empleados el primero de agosto; de 11 a 100 el primero de septiembre; de 4 a 10 empleados la fecha es el primero de octubre; entre 2 y 3 el primero de noviembre, y las de un empleado deberán cumplir el primero de diciembre.
“Cada empresa debe estar ubicada y saber a partir de cuándo le corresponde adaptarse a la exigencia, y un aspecto importante tiene que ver con la periodicidad, es decir que la empresa deberá generar la nómina electrónicamente cada mes, independiente de que al empleado se le pague semanal o quincenalmente”, precisó Redondo.
También será clave en la implementación de este esquema el plazo para la transmisión por parte de las compañías, que corresponde a los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago ejecutado.
Desde EDN, empresa de Bancolombia e Interfactura México, su gerente María Claudia Cañaveral, resaltó que dentro su portafolio de servicios figura la nómina electrónica.
Interfactura viene prestando este servicio en México ya hace varios años, y utilizaremos su experiencia para adaptar nuestras plataformas a los requerimientos de la Dian respecto a nómina electrónica, tal como lo hicimos para facturación electrónica”.
También comentó que actualmente EDN cumple con todos los requisitos exigidos por la normativa, y el objetivo es comenzar a ofrecer este servicio en los próximos meses.
¿Y cómo funcionará? “Nuestras soluciones se prestan en nube, software as a service (software como un servicio). La solución puede generar, transmitir, validar y resguardar los recibos de nómina, así como exponer un portal para su visualización y autorización, tanto por parte del emisor (empresa) como de los receptores (empleados)”, dijo Cañaveral.
Sobre el foco de servicio, indicó que las soluciones de EDN se ajustan a las necesidades de todo tipo de empresas, segmentos e industrias. “EDN Colombia se ha propuesto colaborar inicialmente con 10.000 empresas colombianas, que a su vez vincularían al ecosistema a cerca de 500.000 de sus clientes y proveedores”, agregó.
Para las empresas que requieran el servicio de nómina electrónica esta empresa cuenta con un sitio web (www.edncolombia.com) a través de la cual se podrá encontrar más información y un equipo comercial que está disponible para asesorar e informar a los clientes acerca del producto.
Rubén Darío Cortés, director de Nómina Electrónica de la consultora BDO, señaló que son varias las causas para cometer errores al generar este documento, entre ellas el desconocimiento sobre esta obligación.
En ese sentido ejemplificó la inclusión de información que no es necesaria o la presentación de la manera incorrecta. “Debe estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica. Adicionalmente, contar con los apellidos, nombre o razón social, número de identificación del sujeto obligado a generar el documento electrónico, así como con los apellidos, nombres y número de identificación del beneficiario del pago”.
También aconsejó precisar el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica y la numeración consecutiva asignada por el sujeto obligado a generar el documento electrónico. Es necesario que incluya valores como: el total devengado, el total deducido y el total, es decir, la diferencia entre el valor total devengado menos el valor total deducido.
Además, debe tener la fecha y hora de generación, la firma digital del sujeto obligado a generar el documento electrónico y el apellido, nombre o razón social, número de identificación del proveedor tecnológico y la identificación del software.
Es necesario que el empresario ingrese al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, en donde se encuentra la opción de otros documentos electrónicos, y seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Posteriormente, señalar el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento.
“La implementación de este documento es un gran paso de la transformación digital de las empresas colombianas, lo que impulsará, además de tener un mayor control tributario, la automatización de procesos al interior de las compañías. Es importante que quienes estén obligados a presentar este documento estén informados y bien asesorados para no incurrir en errores que puedan afectar el pago de su nómina”, mencionó Juan Gabriel Sandoval, líder de Business Services & Outsourcing de BDO en Colombia