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Tecnología | PUBLICADO EL 24 marzo 2021

¿Cómo lo hago? | Compartir un documento en Drive para todo el mundo

  • Una opción para compartir archivos con personas que no intercambia información de manera recurrente. Foto: Headway vía Unsplash
    Una opción para compartir archivos con personas que no intercambia información de manera recurrente. Foto: Headway vía Unsplash
  • ¿Cómo lo hago? | Compartir un documento en Drive para todo el mundo
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  • Una opción para compartir archivos con personas que no intercambia información de manera recurrente. Foto: Headway vía Unsplash
    Una opción para compartir archivos con personas que no intercambia información de manera recurrente. Foto: Headway vía Unsplash
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Laura Tamayo Goyeneche

Sus archivos alojados en la nube se pueden convertir en un link que cualquiera pueda abrir. Aprenda el proceso para que no tenga inconvenientes con los permisos de acceso.

Google Drive es el servicio de almacenamiento en la nube que usted obtiene cuando crea un correo en Gmail. Es como un espacio en Internet donde puede guardar documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y fotos sin necesidad de que permanezcan en su computador.

Lo interesante de “la nube” es que puede acceder a la información que tiene allí desde cualquier lugar y cualquier dispositivo. Desde el computador se hace por medio del navegador y en el celular hay que descargar la aplicación Google Drive. En el siguiente enlace le enseñamos cómo:

Un detalle muy importante cuando ya ha creado un documento y lo quiere compartir es cómo y con quién lo hará. Algunos olvidan este paso y cuando la otra persona quiere abrir el documento, no tiene acceso, al menos que la persona creadora del documento se lo permita.

Entre un paso y el otro se puede perder mucho tiempo. Así que en este tutorial le enseñamos cómo lograrlo desde el inicio: que su documento en Drive se convierta en un link y quede a un clic de distancia de quien lo necesita. Este paso a paso será desde el computador, así que tome nota.

1. Entre en su navegador a www.drive.google.com

Cómo compartir un documento en Drive sin permisos de acceso

2. Inicie sesión con su correo de Gmail y su contraseña. Luego dé clic en “Siguiente”.

Cómo compartir un documento en Drive sin permisos de acceso

3. Para crear el documento, presione el botón que dice “+ Nuevo” en la esquina superior izquierda.

Cómo compartir un documento en Drive sin permisos de acceso

4. Después dé clic en “Documentos de Google”, si quiere crear un archivo de texto tipo Word. También puede crear una hoja de cálculo, una presentación tipo power point y hasta un formulario.

Cómo compartir un documento en Drive sin permisos de acceso

5. Una vez cree el nuevo documento, dé clic en la esquina superior izquierda para cambiarle el nombre y agregue todo el contenido en la hoja en blanco.

Cómo compartir un documento en Drive sin permisos de acceso

6. Una de las ventajas de trabajar en Google Drive es que los archivos se guardan automáticamente. Cuando termine el documento, dé clic en el botón “Compartir”, que aparece en la esquina superior derecha.

Cómo compartir un documento en Drive sin permisos de acceso

7. En la primera parte le saldrá la opción de compartir el documento directamente al correo de otra persona. Sin embargo, puede que sean varios los que quieran acceder al archivo y usted no tenga los correos de todos a la mano. Por eso, debe dar clic en la opción que aparece abajo y dice “Cambiar a cualquier persona con el enlace”.

Cómo compartir un documento en Drive sin permisos de acceso

8. Después debe seleccionar si la persona con el link puede ser lector, comentador o editor del documento. La diferencia entre las tres es que el primero solo puede ver el texto, el comentador solo puede añadir comentarios a frases concretas y el editor, en cambio, puede modificar la estructura y todo el contenido.

Escoja la que mejor se ajuste a las necesidades de la persona con quien compartirá el enlace y tenga en cuenta que cualquier persona con Internet puede acceder al link que va a generar, así que sea prudente con las personas que lo comparte.

Finalmente, dé clic en el botón “Copiar enlace”.

Cómo compartir un documento en Drive sin permisos de acceso

9. Para compartir el enlace solo lo debe pegar (presionando al tiempo la tecla Control + la tecla V, o dando clic derecho + “pegar”) en un mensaje de WhatsApp o al interior de un correo electrónico, como se ve en el ejemplo.

Cómo compartir un documento en Drive sin permisos de acceso

No debe olvidar que la nube de Google es un recurso limitado. Este servicio solo le ofrece 15 Gb de almacenamiento gratuito, y le permite almacenar hasta 1,02 millones de caracteres en “Documentos”.

César Sánchez, consultor en transformación digital, explica que “como los programas de Google Docs se actualizan constantemente, todos tenemos la última versión del programa; a diferencia de otros paquetes de oficina, por lo que no tendremos problemas de compatibilidad entre versiones.

Al momento de compartir un archivo con un enlace, debemos tener en cuenta que cualquier persona que lo tenga tendrá acceso al mismo, por lo que no debemos usar esta opción para archivos que contengan información personal o sensible.

Compartir archivos con un enlace es ideal para aquellas ocasiones en que necesitamos dar a acceso a un archivo a personas con las que no intercambiamos información de manera recurrente”.

Laura Tamayo Goyeneche

Quiero pasarme la vida aprendiendo cosas nuevas y me hice periodista para asegurarme. Escribo sobre tecnología y gastronomía en la sección de Tendencias.

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