A partir de junio, todos los trámites de escritura pública migrarán del papel a lo digital. Es decir que aquellos documentos, usualmente largos, que se elaboran en las notarías se podrán hacer desde la comodidad de un computador, en su casa.
Este fue el anuncio de la Superintendencia de Notariado y Registro que confirmó que aunque desde mitad de año los procesos migrarán a los digital, el traslado que deberán pasar los documentos que se han tramitado así a la fecha será gradual, para eliminar su versión de papel.
El plan tiene tres objetivos generales. El primero, lógicamente, es el ahorro de papel que implica dar un paso importante para la protección del ambiente y los recursos naturales del país.
No es un ahorro pequeño, tomando en cuenta que para cualquier documento de este tipo se requieren al menos tres copias en papel para que reposen en un archivo.
El segundo es ahorrar tiempo tanto de ciudadanos como de funcionarios dedicados a operaciones mecánicas. Esto debe llevar, por consiguiente, a un ahorro en el tiempo mismo que dura cada trámite.
Y el tercero es ahorrarse cerca de un billón de pesos, que es lo que le cuesta a la Superintendencia, anualmente, organizar los 1.800 kilómetros de papel que existen de archivo nacional desde 1786. Además de los gastos propios de papel y tinta que tienen que destinarse para los trámites del día a día de los colombianos. Es de anotar que solo hasta mitad de año se sabrá a cuánto equivale la inversión que realizará la entidad en este sistema.
Existe otra gran ventaja adicional de pasar a la digitalización, explicó el superintendente, Jairo Alonso Mesa, y es evitar que “pase lo de Cartagena, en donde se encontraron más de 50 licencias falsas”.
La versión digital de los documentos de escritura pública garantiza la confiabilidad de la información requerida, una debilidad encontrada en la capital del Bolívar, donde las curadurías permitieron la entrada de documentos poco fiables para las construcciones.
¿Cómo se implementará?
Explicaron desde la Superintendencia que los datos serán almacenados de forma segura dentro del sistema de datos de la entidad y tendrán disponibilidad permanente para ser consultados.
“Estamos trabajando con los notarios y las oficinas de registro para que efectivamente se pueda implementar la escritura electrónica, que contribuirá a hacer más expeditos los trámites, garantizando la disponibilidad y la consulta desde cualquier sitio y a cualquier hora”, resaltó Mesa.
Aunque se ahorrará papel y fuerza de trabajo al permitir la función virtual, desde la Superintendencia aclararon que los costos de los documentos serán similares, pero se trabajará con un Pin o algún mecanismo de pago virtual para realizar el cobro.
Aún así, remarcaron que el ciudadano ahorrará dinero porque la radicación del documento será automática y no habrá que ir a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.
“En los próximos meses, una vez ajustados los procesos técnicos y con pruebas definitivas, comenzaremos a eliminar gradualmente el uso del papel”, agregó el funcionario.
Por otra parte, para el tema de las curadurías, los documentos que requieren trámite notarial para su aprobación se podrán consultar en la “nube” que tendrá la Superintendencia para que cada notario pueda descargarlas y verificar que su autenticidad.
Advirtió Mesa la urgencia de implementar estas mejoras, pues “si no paramos el consumo de papel en cinco años no tendremos cómo manejar los archivos, con un agravante y es que la escritura pública queda una copia en la notaría pública, otra en el protocolo, otra en el registro y otra en catastro”.
Aparte de esto, la digitalización extinguirá en gran medida una figura tradicional de las notarías: los tramitadores.
Estos ya habían perdido gran parte de su nicho de mercado con la ley antitrámites de 2012 y si ahora se recortará aún más, dependerá de la usabilidad plataforma digital que desarrolle en estos meses la Superintendencia.
Este tema “ayuda a reducir el riesgo profesional de los intervinientes en la calificación y anexo de información a los mismos, así como a los que realizan algún tipo de actividad comercial sobre el mismo y a manejar bien este tipo de documentación que posee contenido muy sensible”, afirmó el superintendente .
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