Factura electrónica tendrá un administrador 24 / 7

El Ministerio de Comercio sigue dando pasos para implementar el esquema que deberá entrar en plena operación el primero de enero del año 2019.

El administrador del Registro de Facturas Electrónicas (Refel) se convertirá en la “gran carpeta digital” que recogerá toda la información de ese tipo de documentos que expiden las empresas, y que a partir de enero 2019 dejarán el papel para pasar al mundo virtual.

El Ministerio de Comercio definió las reglas que deberá cumplir el Refel, que no es otra cosa que un sistema que podrá ser consultado las 24 horas del día, los siete días de la semana, con el propósito de que se puedan hacer transacciones efectivas y transparentes.

La jefa de esa cartera, María Lorena Gutiérrez, explicó que el empresario dueño de la factura electrónica podrá obtener la información que afecte la circulación o transacción de ese documento. “Por su parte, el potencial comprador de la factura podrá consultar la información relacionada con la negociación y las instrucciones para la operación correspondiente”, añadió.

En la Resolución 2215 del pasado 22 de noviembre también se definieron los mecanismos de inscripción de las facturas en el Refel para cobros judiciales y la forma como se expedirán los títulos de cobro sobre las mismas.

Ahora, el Ministerio elabora la reglamentación del Manual de Sistemas de Negociación de la Factura Electrónica y define las condiciones de operación de las plataformas de negociación de esos títulos valores (ver Glosario).

Igualmente, por medio de una licitación pública, se hará la selección del administrador del Refel, previa elaboración del estudio de mercado y pliego de condiciones. Este sería seleccionado en el primer semestre del 2018 (ver grafico).

Primeras facturaciones

Mientras el Gobierno estructura el andamiaje para masificar la facturación electrónica empresarial, como mecanismo para incrementar la competitividad y controlar la evasión fiscal, en su rendición de cuentas, ayer, la Dian contabilizó seis billones de pesos en ventas facturadas de manera electrónica, desde marzo hasta la fecha.

Ese valor estuvo representado en 500 mil facturas electrónicas, notas débito y crédito, recibidas a través de los sistemas informáticos electrónicos de la Dian, reportadas por 233 empresas que expidieron esos documentos a sus adquirentes, es decir compradores o proveedores.

La facturación electrónica será obligatoria para todos los responsables de declarar y pagar Impuesto sobre las Ventas (IVA) y al Consumo (empresas, comercio), según lo dispuesto en la Ley 1819 de 2016 o Reforma Tributaria.

Voluntario vs. obligatorio

Mientras la facturación electrónica se vuelve obligatoria, Hartmut Bock, presidente de la compañía proveedora de servicios digitales Stupendo, resaltó que para una compañía es mejor ser voluntaria en la implementación de la factura electrónica.

Según explicó las empresas están omitiendo las ventajas y beneficios de ese modelo, y no están contemplando los ahorros en distribución e impresión, eliminación de errores, o la disminución del ciclo de cobranza.

Además, indicó que la impresión y distribución del documento en Colombia hoy en día puede costar 750 pesos por unidad y una factura electrónica cuesta entre 150 a 300 pesos, valor que incluye distribución y archivo, siendo este un proceso más económico que brinda un ahorro significativo y una razón de peso para ser voluntario de cara a la emisión de factura electrónica.

Por su parte, Lucio Quijano, gerente del proveedor electrónico Gosocket, estimó que para el 2019 en Colombia más de 800.000 empresas deberán usar la facturación electrónica.

“Parte de las preocupaciones tienen que ver con los costos de la migración. Un estudio realizado por la firma consultora suiza Billentis concluye que la facturación electrónica reduce los costos de los procesos relacionados con papel entre 50 % y 80 %, y la inversión se recupera dentro de los seis primeros meses siguientes”, puntualizó.